Ký Hóa Đơn Điện Tử Viettel

Đối với công ty đăng ký lần đầu và đang sử dụng Hóa đơn điện tử của nhà cung cấp khác:

Đối với khách hàng doanh nghiệp: Phải nhập đầy đủ Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế

3. Hiển thị popup confirm: “Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, người dùng nên chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC “ khi giá trị hóa đơn thanh toán >= 20 triệu trở lên

Đây chỉ là thông báo, không ảnh hưởng đến thao tác người dùng, và hệ thống cho phép lựa chọn các loại hình thức thanh toán khác nhau, ngoài hình thức Chuyển khoản

Nghiệp vụ bị ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

4. Sửa nghiệp vụ thông tin người mua hàng khi lập hóa đơn:

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

5. Đối với các hàng hóa cùng tên sản phẩm thì yêu cầu phải nhập cùng loại thuế trên hóa đơn thuế dòng (theo yêu cầu thuế HCM)

Message hiển thị: “Hàng hóa……(tên hàng hóa)…..chỉ được phép chọn một loại thuế suất”

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

6. Chiết khấu trên giao diện lập hóa đơn đang yêu cầu người dùng phải nhập thuế suất (theo yêu cầu thực tế người dùng)

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

7. Đính kèm biên bản thỏa thuận lên hệ thống

Cho phép đính kèm biên bản thỏa thuận lên hệ thống

Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.

Nghiệp vụ ảnh hưởng: các màn hình điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế, hủy hóa đơn

8. Đính kèm bảng kê lên hệ thống

Cho phép đính kèm bảng kê lên hệ thống

Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, lập hóa đơn nháp, sửa hóa đơn nháp, lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin

9. Cho phép người dùng Lập hóa đơn thay thế của Hóa đơn thay thế (hỗ trợ người dùng khi lập hóa đơn thay thế sai)

Người dùng chọn hóa đơn thay thế tại danh sách hóa đơn, chọn chức năng Lập hóa đơn thay thế để thực hiện thao tác

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn thay thế

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Lập hóa đơn thay thế để hỗ trợ người dùng thao tác:

10. Cho phép người dùng Hủy hóa đơn thay thế khi hóa đơn lập sai (trước đây người dùng phải trao đổi với dự án để yêu cầu hỗ trợ, hủy hóa đơn thay thế)

Người dùng chọn hóa đơn thay thế cần hủy, nhấn Hủy giao dịch

11. Trường hợp người dùng sử dụng chứng thư số đã hết hạn để lập hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi:”Chứng thư số hết hạn” để hỗ trợ người dùng

12. Hướng dẫn tìm kiếm hàng hóa khi lập hóa đơn

Để tìm kiếm hàng hóa có tên “Máy tính”, người dùng nhập “Máy” tại Tên hàng hóa, nhấn Enter, hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu cần tìm:

Người dùng nhập dữ liệu là nội dung chính, keyword của tên sản phẩm sẽ tìm kiếm được dữ liệu nhanh hơn

Ví dụ: Nếu người dùng nhập “COLOR” tại tên sản phẩm thì hệ thống sẽ hiển thị đúng dữ liệu với mã sản phẩm CLJCP400

Hoặc Anh/Chị có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây! Xin cảm ơn!

Cách lập xuất hóa đơn điện tử Viettel là không dễ dàng đối với các doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Trong quá trình thực hiện, Quý doanh nghiệp thường gặp phải các nghiệp vụ phát sinh như cần bổ sung, chỉnh sửa thông tin,… nhưng vẫn còn đang loay hoay không biết cách xử lý. Bài viết dưới đây xin gửi đến bạn hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử Viettel với các tính năng linh hoạt hỗ trợ cho nghiệp vụ phát sinh.

Bước 1: Vào giao diện “Import Hóa Đơn”

Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn” --> "Hóa Đơn Chưa Phát Hành" --> "Import Hóa Đơn"

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S-invoice bạn chọn nút “Chọn file”.

CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠO CỔNG TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ DÀNH RIÊNG CHO KHÁCH HÀNG

DEMO tại https://invoice.greensoft.vn/

Liên hệ hotline: 0338000800 (zalo)

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)

Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:

Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.

Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.

Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.

Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.

Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.

1. Tại tab Thông tin khách hàng

- Chọn danh sách khách hàng qua trường tìm kiếm: hệ thống tự động điền vào các trường với thông tin khách hàng có sẵn

- Người dùng điền đầy đủ thông tin nếu không chọn danh sách khách hàng từ trường tìm kiếm

Chú ý: nếu tick chọn trường Người mua không lấy hóa đơn thì các trường trong tab sẽ không bắt buộc nhập

- Chọn các danh sách giá trị có sẵn tại các trường

- Danh sách mẫu hóa đơn và ký hiệu được tạo sẵn từ thông báo phát hành, những mẫu hiển thị là những mẫu có TBPH đang hoạt động và chưa bị hủy dải

- Chọn tính chất (mặc định là hàng hóa) với 4 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại

- Trường hợp sử dụng Phí,Lệ phí tại tính chất hàng hóa

- Quản lý hệ thống > Cấu hình doanh nghiệp > Chọn Sử dụng Phí,Lệ phí (NĐ123)

Tại tính chất hàng hóa 5 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại, Phí, Lệ phí

- Chọn danh sách hàng hóa và nhập số lượng, hệ thống sẽ tính thành tiền

Dấu x là những trường bắt buộc nhập

Thông tin tiền hàng được thể hiện cuối tab Chi tiết hóa đơn

Tiền hàng trước thuế = Hàng hóa + Khuyến mại – Chiết khấu

Tiền thuế = Tiền hàng trước thuế * tiền thuế GTGT

Tiền hàng sau thuế = tiền hàng trước thuế + tiền thuế + tiền phí, lệ phí

*Đối với hóa đơn có Phí, Lệ phí: Người dùng không thể lập hóa đơn chỉ Phí, lệ phí. Người dùng bắt buộc phải chọn thêm ít nhất 1 loại Hàng hóa/Chiết khấu/Khuyến mại/Ghi chú

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”

Sau khi đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: https://vinvoice.viettel.vn/ tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”

Người dùng lập hóa đơn nháp: Quản lý hóa đơn chưa phát hành → Lập hóa đơn

Người dùng lập hóa đơn ngay lập tức: Quản lý hóa đơn đã phát hành → Lập hóa đơn

Bước 2: Chọn Mẫu hóa đơn, Ký hiệu và tải file Mẫu

Chọn loai hóa đơn để chọn file mẫu phù hợp, ấn vào link “Tải file mẫu (XLS)”. Sau đó mở file mẫu lên và thực hiện các thao tác nhập dữ liệu ở bước tiếp theo.

Cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file

S-invoice hỗ trợ doanh nghiệp nhập liệu nhiều dữ liệu hóa đơn cùng lúc thông qua tính năng “Lập hóa đơn theo file”. Điều này giúp các bạn có thể nhập liệu hàng loạt các dữ liệu hóa đơn với các file mẫu Excel tùy theo từng loại hóa đơn một cách thuận tiện nhất. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn thực hiện “Lập hóa đơn theo file” trên phần mềm S-invoice.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu

Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:

Nhóm hóa đơn (*): các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn

Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”)

Loại tiền (*): nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD)

Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa:

Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn

Các trường có dấu (*) là dữ liệu bắt buộc.

Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn" khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.

Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.